Без рубрики, Різне

Як грамотно написати лист відмова

04.04.2017

Сьогодні мова піде про не дуже приємною, але досить часто зустрічається ситуації – лист-відмова. Відмова виникає у найрізноманітніших ділових ситуаціях: відмова у продовженні/відновлення співпраці, відмова у виконанні вимог, відмова в прийомі на роботу і т. д.

При всій різниці ділових ситуацій написання листа-відмови пов’язано з однаковими труднощами, коли:

  • ми не можемо піти назустріч нашим адресату (можливо, адресату «непоганого», але не устраивающему нас по ряду об’єктивних причин);
  • нам неприємно відповідати відмовою;
  • нам (особисто або компанії) важливо зберегти благо розташування і лояльність адресата.

Нещодавно я проводила тренінг ділового письма для великої виробничої компанії. Учасниками тренінгу були керівники підрозділів, які забезпечують ефективну роботу служби закупівель. За родом діяльності їм досить часто доводиться писати листа-відмови. Наприклад, компанія оголосила конкурс (тендер) на вибір постачальника послуг або сировини, або виробничих матеріалів. В її адресу надійшли заявки від потенційних учасників. Тендерний комітет вибрав одну або кілька компаній для співпраці. Частина компаній виявилися не обраними. І в цій ситуації потрібно написати лист-відмова. Здавалося б, що тут складного? Бери й пиши: «В результаті розгляду Вашої заявки прийнято рішення відмовити вам у співпраці».

І ось тут-то і з’являється труднощі: якщо уявити себе на місці адресата, який отримує такий лист, то для більшості людей таке формулювання звучить якось не зовсім добре і навіть образливо, хоча за фактом ніяких поганих слів тут немає. Але є негативні емоції, є почуття образи від того, що пропозиція не оцінили, не вибрали, що перевагу віддали іншому. А автори листа мають небезпеку надалі не отримати відповіді на свої пропозиції.

Як уникнути такого ефекту? Як відмовити так, щоб не образити, не поставити хрест на можливості майбутньої співпраці?

Рекомендації при написанні листів-відмов

1. Для того, щоб грамотно і ефективно писати листи-відмови, необхідно мати спокійну внутрішню ділову установку. Учасникам мого тренінгу я її кажу так: «Ви працюєте в бізнесі. Бізнес – це сфера взаємодії, де кожна із сторін переслідує свої цілі. Цілі сторін не завжди збігаються. Важливо дотримуватися взаємоповаги і розуміння того, що кожен має право на свої інтереси. Ви уявляєте ділові інтереси своєї компанії. Випадок відмови – це абсолютно нормальний для будь-якого бізнесу випадок. Більш того, це робоча практика, з якою треба навчитися грамотно працювати. Навчитися грамотно відмовляти – це означає навчитися робити це максимально коректно».

2. Для того щоб відмова пролунав для адресата максимально коректно, важливо, щоб лист містив такі важливі компоненти :

1) лист-відмова має бути персонально адресованим (персональне звернення):

«Здрастуйте, шановний Іван Іванович!»

«Шановна Наталія Костянтинівна!»

2) лист-відмову повинно містити подяку за відгук на нашу пропозицію:

«Дякуємо за можливість, яку Ви знайшли, надавши нам Вашу ділову пропозицію!»

«Спасибі, що відгукнулися на нашу пропозицію»

«Дякуємо за надісланий на нашу адресу резюме».

3. Лист-відмову повинно містити інформацію, яка вказує на те, що пропозиція адресата/комерційна пропозиція/резюме було уважно вивчено (у листі-відмові повинні звучати впізнавані адресатом факти і слова).

«Ми розглянули проект Вашої компанії з організації … для нашої компанії».

«Ми уважно вивчили Ваш проект …»

«Ми уважно вивчили інформацію про Вашому професійному досвіді і знаннях».

4. Лист-відмову повинно містити позитивні оцінки на адресу адресата (його пропозиції, продукція, досвід або ін.) будь-які варіанти похвали/компліменту з приводу пропозиції, з яким адресат до нас звернувся:

«Запропонована Вами схема була дуже цікава для нас …»

«Ваше інженерне рішення гідно поваги і високо оцінено нашими фахівцями»

«Ваш досвід заслуговує уваги і поваги …».

5. Лист відмову повинно містити чітке формулювання відмови + чітке пояснення причин. по яких прийнято рішення відмовити:

«Незважаючи на технічно грамотний проект, ми змушені відмовитися від Ваших послуг. Оскільки витрати, які буде змушена нести наша компанія, як період окупності проекту, так і після, перевершують наші поточні витрати»

«При цьому ми прийняли рішення про неможливість у даний момент прийняти Вашу пропозицію. Це пов’язано з тим, що …»

«На жаль, в даний момент позитивне рішення прийнято нами на користь іншого кандидата, чий професійний досвід більш відповідає обсягу і складності розв’язуваних у даній посаді завдань».

6. У листі повинно бути згадано пропозицію (або просто згадка) можливих альтернатив :

«Ми сподіваємося, що в подальшому ми зможемо повернутися до цього проекту і продовжити співпрацю»

«Впевнені в можливості співпраці при реалізації майбутніх проектів»

«Ми готові розглядати Вашу кандидатуру під час відкриття нових вакансій».

А тепер подивіться, як в цілому звучить лист-відмова з використанням перерахованих вище компонентів:

Короткий опис статті: відмовний лист Як написати лист-відмова, лист-відмова, лист відмова приклад, лист відмова зразок, ділова переписка, діловий лист, електронний лист. Стаття

Джерело: Лист-відмова, лист відмова приклад, лист відмова зразок — ТК «Бізнес Партнер» — корпоративні бізнес-тренінги

Також ви можете прочитати